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身為助理或是經理的一週代理人 可能必須代他人撰寫及回覆電子郵件
在這部短片中,我們以代理人 Dave 和經理 Meredith 為例 說明 Dave 如何管理 Meredith 的收件匣 並代為傳送電子郵件給同事 Frank
首先,Meredith 必須授權 Dave 直接存取她的 Gmail 帳戶 Dave 獲得授權後,方可查看 Meredith 的收件匣、透過她的地址傳送郵件,甚或幫她回覆郵件
整個過程是這樣的... 經理 Meredith 必須先登入自己的收件匣 才能授權給代理人
她先點選齒輪,從選單中選取 [設定] 在帳戶底下的收件匣存取權部分,點選新增其他帳戶的連結 然後輸入代理人 (在此為助理 Dave) 的電子郵件地址
接著她點選寄送邀請函的連結,寄信請 Dave 存取她的郵件 Dave 的名稱和電子郵件地址會顯示為代理人,名稱旁顯示「待處理」
好了,接下來換 Dave 登入自己的郵件帳戶 Dave 必須接受 Meredith 的邀請,同意管理她的郵件 才能代表她傳送郵件
Meredith 的設定畫面會在對方接受後從「待處理」變為「已接受」 表示 Dave 現在可存取她的收件匣 (沒有立即看到的話不必擔心,這最多要 30 分鐘才會生效)
當 Dave 點選自己的相片時,會看到他的基本個人資訊 下方則是 Meredith 授權他為代表的電子郵件地址
Dave 只要按一下 Meredith 的相片 就能從自己的收件匣切換至 Meredith 的收件匣
Dave 在 Meredith 的收件匣中看到 Frank 寄來一封郵件 他可以代表 Meredith 回信
當 Frank 收到郵件時,會看到回信者是 Meredith 不過是由 Dave 代為回信
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